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NexoFlujos
Tutorial de automatización

Cómo Automatizar tu Facturación con Make Paso a Paso

Un escenario que toma cada venta confirmada, crea la factura en tu programa de facturación, la envía al cliente y deja constancia en tu hoja de control, sin generar facturas «a mano» fuera de un sistema que cumpla VeriFactu.

NexoFlujosResponsable editorial: Larbi NokraActualizado: Lectura: 11 min

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Qué vamos a montar

Facturar es una tarea perfecta para automatizar: se repite con cada venta, sigue siempre los mismos pasos y un error (un importe mal copiado, una factura que no se envía) cuesta dinero y tiempo. En este tutorial montamos en Make un escenario que, cada vez que marcas una venta como lista para facturar en una hoja de cálculo, hace cuatro cosas:

  1. Busca o crea al cliente en tu programa de facturación.
  2. Crea la factura en ese programa, que es quien la numera, la registra y, cuando corresponda, la comunica a la Agencia Tributaria.
  3. La envía al cliente por correo.
  4. Anota el resultado en la hoja (número de factura, fecha y estado), para que siempre sepas qué se ha facturado.

Usamos como ejemplo Google Sheets como origen de los pedidos y Holded como programa de facturación, porque es habitual entre autónomos y pymes en España y tiene aplicación oficial en Make. El esquema sirve igual con otro programa: cambian los módulos del paso 3, no la lógica.

Lo que este escenario no hace a propósito: no genera facturas a partir de una plantilla de documento. Explicamos por qué en el apartado siguiente: en España, la factura debe salir de un sistema de facturación que cumpla el Reglamento VeriFactu, y Make debe alimentar ese sistema, no sustituirlo.

Antes de empezar: facturación automática y VeriFactu

El Real Decreto 1007/2023 (Reglamento VeriFactu) fija los requisitos de los programas con los que empresas y autónomos emiten facturas: registros encadenados que no se pueden alterar, trazabilidad y, en la modalidad VeriFactu, envío de los registros a la Agencia Tributaria. Tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025, la obligación de usar un sistema adaptado empieza el 1 de enero de 2027 para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos. Confirma estas fechas con tu asesoría o en la web de la Agencia Tributaria, porque ya se han movido dos veces.

Para una automatización, la consecuencia práctica es sencilla:

  • Sí: que Make recoja los datos de la venta y pida a tu programa de facturación que cree la factura. La numeración, el registro y el envío a Hacienda los hace el programa.
  • No: que Make rellene una plantilla de Google Docs o Word, la convierta en PDF y la envíe como factura. Eso deja la factura fuera del sistema que la ley exige. Esa técnica sigue siendo útil para presupuestos, proformas o albaranes, que no son facturas.

Si todavía no usas un programa de facturación, elige uno que declare cumplimiento con VeriFactu y que ofrezca aplicación en Make o una API documentada. Ese segundo requisito es el que te permitirá automatizar.

Lo que necesitas

  • Una cuenta de Make. El plan gratuito sirve para construir y probar el escenario; más abajo calculamos cuántos créditos consume al mes para que sepas cuándo necesitas un plan de pago.
  • Una hoja de Google Sheets con una fila por venta y estas columnas: ID venta, Fecha, Cliente, NIF, Email, Concepto, Unidades, Precio unitario, Tipo de IVA, Estado, Nº factura, Error.
  • Acceso de API a tu programa de facturación. En Holded, la clave de API se genera desde la configuración de la cuenta, en el apartado de desarrolladores.
  • Una cuenta de correo conectada a Make (Gmail o el módulo de correo SMTP), si quieres que el escenario envíe la factura y tu programa no lo hace por sí mismo.

Si es tu primera automatización, dedica antes diez minutos a describir el proceso en una ficha: qué lo dispara, qué datos entran, qué sale y qué hacer si falla. En la guía de automatización con IA y flujos de trabajo tienes la plantilla y el método.

Paso 1. La hoja de ventas como fuente de verdad

La columna Estado es la que gobierna el escenario. Usa solo tres valores, con una validación de datos en la hoja para que nadie escriba variantes:

  • Pendiente: venta registrada, todavía no se debe facturar.
  • Facturar: los datos están revisados; el escenario la procesará en su próxima ejecución.
  • Facturada o Error: los escribe el escenario, nunca una persona.

Separar «registrar la venta» de «dar la orden de facturar» evita el fallo más caro de estas automatizaciones: facturar una venta con un NIF incompleto o un importe provisional. La persona revisa y cambia el estado; la máquina hace el resto.

Paso 2. El disparador y el filtro

Crea un escenario nuevo en Make y añade como primer módulo Google Sheets › Search Rows, con un filtro que devuelva solo las filas cuyo Estado sea Facturar. Prográmalo para que se ejecute a intervalos: en el plan gratuito, el intervalo mínimo es de 15 minutos.

¿Por qué buscar filas en lugar de usar el disparador Watch New Rows? Porque «Watch New Rows» reacciona a filas nuevas, y aquí lo que nos interesa es un cambio de estado en filas que ya existían. Buscar por estado, además, hace el escenario idempotente: si una ejecución se corta a medias, la siguiente vuelve a encontrar la fila (porque sigue en Facturar) y la completa.

Añade a continuación un filtro que deje pasar solo las filas con NIF, Email, Unidades y Precio unitario rellenos. Las que no lo cumplan conviene marcarlas como Error con el motivo, para que no se queden atascadas sin que nadie lo sepa: puedes hacerlo con un Router que tenga una ruta para las filas completas y otra, con el filtro contrario, que actualice la fila con el error.

Paso 3. Cliente y factura en el programa de facturación

Buscar o crear el cliente

La aplicación de Holded en Make incluye módulos para contactos, como List Contacts, Get a Contact y Create a Contact. El patrón es:

  1. Busca el contacto por NIF.
  2. Si no existe, créalo con el nombre, el NIF y el correo de la fila.
  3. Guarda el identificador del contacto en una variable (módulo Tools › Set variable) para usarlo en la factura.

Buscar por NIF y no por nombre evita duplicados cuando el mismo cliente aparece escrito de dos formas («ACME S.L.» y «Acme SL»).

Crear la factura

En la página de la aplicación de Holded en Make no aparece un módulo específico para crear facturas; para eso está el módulo Make an API Call, que usa la conexión ya autorizada y te deja llamar a cualquier operación de la API de Holded. Consulta en la documentación para desarrolladores de Holded la operación de creación de documentos de tipo factura y construye el cuerpo de la petición con los datos de la fila: el identificador del contacto, la fecha y las líneas (concepto, unidades, precio e impuesto).

Tres recomendaciones que ahorran problemas:

  • Deja la numeración al programa. No envíes un número de factura desde la hoja: la serie y la numeración correlativa son responsabilidad del sistema de facturación.
  • Envía los importes sin IVA y el tipo por separado. Que el programa calcule las cuotas y los totales evita diferencias de redondeo entre la hoja y la factura.
  • Guarda la respuesta. La llamada devuelve el identificador del documento creado; lo necesitarás para enviarlo y para anotarlo en la hoja.

Si usas otro programa con aplicación propia en Make, sustituye este paso por su módulo de creación de facturas. Si solo tiene API, el módulo genérico HTTP › Make a request cumple la misma función.

Paso 4. Enviar la factura y cerrar el ciclo

Muchos programas de facturación pueden enviar el documento por correo desde su propia API, con su plantilla y su remitente. Si el tuyo lo hace, es la opción preferible: el envío queda registrado junto a la factura. Si no, descarga el PDF desde la API y envíalo con Gmail › Send an Email, adjuntando el archivo.

El último módulo es Google Sheets › Update a Row sobre la fila procesada: escribe Facturada en Estado, el número que ha asignado el programa en Nº factura y deja vacía la columna Error. Ese cambio de estado es lo que impide que la fila se facture dos veces.

Gestión de errores: que nada falle en silencio

Un escenario de facturación tiene que avisar cuando algo va mal. Make permite añadir a cada módulo una ruta de gestión de errores con directivas como Ignore, Resume, Break, Commit o Rollback. Para este caso:

  • En el módulo que crea la factura, añade un gestor de errores que actualice la fila con Estado = Error y el mensaje del fallo, y te envíe un aviso por correo o mensajería. Así una caída del servicio no se convierte en una venta sin facturar.
  • No uses Ignore en los módulos de facturación: ocultaría justo el error que necesitas ver.
  • Activa en la configuración del escenario el almacenamiento de ejecuciones incompletas, para poder revisar y reanudar las que se interrumpan.

Antes de activar el escenario, haz una prueba con un cliente y una venta ficticios. Si tu programa permite una serie de facturas de pruebas o un entorno de prueba, úsalo, y anula después en el programa cualquier documento de prueba que se haya emitido en la serie real.

Cuántos créditos consume

Make cobra por créditos: en los módulos que no usan IA, una operación equivale a un crédito, y un disparador cuenta una operación por cada comprobación, encuentre datos o no. Los routers y los módulos de gestión de errores no consumen créditos. Con esas reglas, una estimación para este escenario:

Estimación de créditos al mes para el escenario de facturación (ejemplo ilustrativo)
ConceptoCálculoCréditos al mes
Comprobaciones de la hojaCada 15 minutos, 24 horas, 30 días: 2.880 comprobaciones2.880
Facturas100 facturas × unas 5 operaciones (buscar cliente, variable, crear factura, enviar, actualizar fila)500
Total aproximado3.380

La mayor parte del consumo son comprobaciones vacías. Dos ajustes lo reducen mucho: programar el escenario solo en horario laboral, o ejecutarlo una o dos veces al día si no necesitas facturar al instante. Con dos ejecuciones diarias, las comprobaciones bajan a unas 60 al mes y el escenario cabe holgadamente en los 1.000 créditos del plan gratuito, salvo que factures cientos de ventas.

Para comparar este consumo con lo que costaría el mismo flujo en n8n o Zapier, que cuentan ejecuciones y tareas, tienes los precios comprobados y un ejemplo de cálculo en nuestra comparativa de n8n, Make y Zapier. Y si estás decidiendo entre las dos herramientas alojadas, lee Zapier vs Make: cuál elegir en 2026.

Variantes útiles

  • Facturar al cobrar. Si cobras con Stripe, el disparador puede ser el pago correcto en lugar de la hoja. En ese caso, valora si te conviene más la facturación nativa de Stripe; lo explicamos en cómo crear facturas automáticas con Stripe.
  • Facturas recurrentes. Para cuotas mensuales iguales, muchos programas de facturación tienen facturas recurrentes propias; úsalas antes que un escenario programado.
  • Recordatorio de cobro. Un segundo escenario diario puede buscar facturas vencidas y no cobradas y enviar un recordatorio amable al cliente.

Preguntas frecuentes

¿Puedo generar las facturas con una plantilla de Google Docs?

Para presupuestos o proformas, sí. Para facturas, en España no es buena idea: cuando el Reglamento VeriFactu sea obligatorio para ti, las facturas deben emitirse con un sistema de facturación adaptado. Usa Make para alimentar ese sistema.

¿Y si mi programa de facturación no está en Make?

Si tiene una API documentada, el módulo HTTP de Make permite crear la factura igual. Si no tiene API, la automatización se limita a preparar los datos; en ese caso, conviene valorar un cambio de programa.

¿Cómo evito facturar dos veces la misma venta?

Con el estado de la fila: el escenario solo procesa filas en Facturar y las pasa a Facturada al terminar. Si quieres una barrera adicional, guarda el ID venta en un campo de referencia de la factura y comprueba que no exista antes de crearla.

¿Me basta el plan gratuito de Make?

Para probar y para volúmenes pequeños con pocas ejecuciones al día, normalmente sí. Haz el cálculo de la tabla anterior con tu volumen y tu intervalo real.

Fuentes y metodología

Tutorial elaborado con la documentación oficial enlazada, consultada el 19 de octubre de 2026. Los nombres de los módulos son los que muestra Make en inglés. La estimación de créditos es un ejemplo de cálculo, no una medición de NexoFlujos; comprueba el consumo real en el historial de ejecuciones de tu escenario.

La política editorial completa está en Sobre Larbi Nokra y la metodología de NexoFlujos.

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